Fungsi Invoice dan Cara Membuatnya Dengan Mudah

Hitekno.com - Membuat Invoice dalam dunia perdagangan memang sangat familiar. Invoice biasa disebut dengan invoice penjualan yang biasanya digunakan sebagai surat penagihan untuk pembeli yang sudah menerima barang. Kegunaan invoice yaitu untuk menagih pembayaran kepada pembeli dengan cara yang baik serta memberikan jangka waktu tertentu. Invoice lebih banyak digunakan oleh bisnis yang sudah profesional.

Nah, dalam pembuatan invoice ada dua cara yang bisa anda pilih yaitu secara manual dan menggunakan tool atau layanan aplikasi invoice yang tersedia dalam beberapa website tertentu. Untuk mengetahui apa saja tool yang digunakan untuk membuat invoice serta standar dalam pembuatan invoice, simak ulasan lengkapnya berikut ini.

Fungsi Invoice Penjualan Adalah Sebagai Berikut

Baca Juga: 4 Aplikasi Word di iPhone, Mudah Edit di Mana Saja

Secara rinci, pengertian fungsi dari invoice penjualan atau sales invoice adalah sebagai berikut:

• Sebagai bukti tertulis atas transaksi jual beli yang terjadi.
• Informasi barang atau jasa yang sudah dibeli oleh pelanggan. Informasi ini biasanya memuat tentang deskripsi produk atas jasa, harga, dan kuantitas.
• Digunakan untuk memberikan informasi tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan.
• Dapat digunakan sebagai bukti bahwa barang atau jasa telah selesai diberikan kepada pelanggan;
• Bagi pembeli atau pelanggan, invoice ini bisa digunakan sebagai alat komplain yang sah jika barang yang diterima tidak sesuai dengan kesepakatan awal.
• Digunakan sebagai dokumen rujukan yang sah jika barang atau jasa akan dijual kembali.
• Invoice adalah bukti valid yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan.
• Merupakan bukti yang sah untuk pelaporan pajak.
• Informasi nilai tagihan yang tertera pada invoice dan harus dibayar oleh pembeli baik secara cash maupun kredit.
• Sebagai bukti penjualan, bahwa barang atau jasa telah terjual secara sah sesuai dengan pesanan yang dibuat oleh pembeli.
• Sebagai bukti pembelian, di mana invoice dapat menjadi bukti yang sah bagi pembeli untuk mengajukan ganti rugi maupun komplain jika di kemudian hari barang atau jasa yang dibeli mengalami kesalahan atau kerusakan.

Elemen - Elemen yang Harus Ada Pada Invoice

Membuat invoice tentu saja tidak bisa sembarangan, karena ada elemen-elemen atau standar yang harus ada dalam pembuatan invoice. Nah, berikut ini elemen-elemen pada invoice:

Baca Juga: Selain Microsoft Office, Ini 5 Aplikasi Convert Word ke PDF di PC

1. Identitas Perusahaan Penagih
   Identitas dari perusahaan merupakan hal pertama dan yang terpenting dalam pembuatan invoice. Tujuan dari dicantumkannya identitas perusahaan yaitu untuk membantu pelanggan agar lebih mudah untuk mengetahui perusahaan anda lebih detail. Identitas perusahaan yang perlu dicantumkan meliputi logo, nama perusahaan, bidang layanan yang diberikan, alamat, nomor telepon dan informasi penting lainnya.
2. Nama dan Alamat Pembeli
   Cantumkan nama dan alamat pembeli dalam invoice, maka dari itu terlebih dahulu tanyakan kepada pelanggan agar tidak salah.
3. Nomor Invoice, Tanggal, Jatuh Tempo
   Agar pelanggan bisa mengingat kapan transaksi dilakukan sehingga tidak telat dalam pembayaran, perlu dicantumkan tanggal dan jatuh tempo. Hal ini juga tidak berlaku pada pembeli saja, karena penjual juga membutuhkannya untuk informasi dalam pembukuannya.
4. Harga Beserta Total Tagihan
   Elemen penting lainnya harus ada pada invoice yaitu keterangan harga pajak, total tagihan serta diskon jika ada. Semuanya harus tertulis dengan jelas agar tidak terjadi salah paham.
5. Syarat & Ketentuan Pembayaran
   Cantumkan syarat dan ketentuan dalam pembayaran. Karena setiap perusahaan pasti memiliki cara pembayaran yang berbeda. Baik itu secara transfer ataupun cash.

Cara Pembuatan Invoice Penjualan Adalah Sebagai Berikut

Membuat invoice dapat dilakukan secara manual, menggunakan bantuan rumus microsoft excel, atau software akuntansi online. Pada dasarnya tidak ada aturan baku dalam menyusun sales invoice.

Setidaknya, dalam satu invoice memuat kolom dengan informasi sebagai berikut:

Baca Juga: Gojek - AMSI Gelar Penghargaan Karya Jurnalistik Kreasi Pewarta Anak Bangsa

• Identitas perusahaan yang berisi nama perusahaan, logo, alamat, dan nomor telepon.
• Identitas lengkap pembeli , seperti nama, alamat, dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
• Kode atau nomor transaksi, ini merupakan informasi sangat penting bagi penjual agar bisa membedakan dengan transaksi lainnya.
• Tanggal transaksi.
• Detail barang yang ditransaksikan. Biasanya tersedia kolom yang cukup besar untuk menuliskan deskripsi barang yang dijual, harga satuan, dan diskon jika ada.
• Nominal yang harus dibayar. Nominal ini mencakup sub total, PPN, dan total yang harus dibayarkan. Informasi tentang PPN harus dicantumkan karena konsumen berhak mengetahui besaran PPN Pajak Pertambahan Nilai yang harus mereka tanggung.
• Nama dan tanda tangan kasir, serta tanda tangan konsumen. Dengan adanya tanda tangan ini berarti invoice yang dibuat berdasarkan kesepakatan antara kedua belah pihak. Dan antara penjual dan pembeli telah sama-sama mengetahui.
• Setiap transaksi yang terjadi dalam suatu bisnis tentu memerlukan bukti yang sah. Dalam akuntansi, bukti sah untuk setiap transaksi yang terjadi disebut juga sebagai invoice penjualan.

 

Aplikasi Invoice Indonesia yang Dapat Digunakan

Sesuai dengan pokok pembahasan kali ini, akan dibahas mengenai 3 tools atau cara membuat invoice yang bisa anda pilih. Jika Anda masih bingung, pada ulasan kali ini akan dibahas mengenai 3 website yang bisa membantu Anda dalam membuat invoice.

Baca Juga: Mekari Flex, Platform Digital Pengelola Benefit di Era Future of Work

1. Paper.id

Bagi Anda yang ingin mencari layanan pembuatan invoice secara gratis, Anda bisa memilih website paper.id. Meski gratis namun anda tetap harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu sebelum membuatnya.

Langkah selanjutnya yang harus anda lakukan setelah melakukan pendaftaran yaitu login dan memilih menu untuk membuat invoice. Di halaman selanjutnya anda akan diminta untuk mengisi biodata perusahaan baik itu logo, tentang perusahaan dan informasi penting lainnya.

Langkah-langkah tersebut hanya perlu Anda lakukan sekali saja karena untuk membuat invoice yang selanjutnya anda hanya perlu memasukkan calon pelanggan beserta daftar order yang dibuat. Paper.id  ini juga memberikan berapa jumlah harga harga yang harus dibayarkan oleh pelanggan.

2. Invoice Generator

Pelayanan pembuatan invoice yang selanjutnya yaitu invoice generator. Keuntungan menggunakan website ini yaitu anda tidak perlu melakukan pendaftaran terlebih dahulu. Namun anda tetap saja harus mengisi identitas perusahaan seperti logo.

Cara penggunaannya sangat mudah, anda hanya perlu mengakses halaman utamanya lalu lengkapi keterangan yang dibutuhkan.

3. Jurnal by Mekari

Software akuntansi online Jurnal by Mekari dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, kelola stok persediaan barang, rekonsiliasi bank dan transaksi lain termasuk pula pencatatan invoice penjualan.

Dengan menggunakan aplikasi invoice penjualan dan aplikasi accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.

Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Jurnal by Mekari bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal dengan klik pada tombol atau banner di bawah ini.

Aplikasi invoice Jurnal by Mekari dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, pembukuan usaha, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan invoice pembelian dan pembayaran.

Dengan menggunakan aplikasi accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik oleh Jurnal. Itulah 3 tool bikin invoice yang bisa anda pilih sesuai dengan kebutuhan. Nah, dari ke-3 tool tersebut memiliki fungsi utama yaitu membantu Anda agar lebih mudah dalam membuat invoice. Semoga ulasan ini bermanfaat dan selamat mencoba.