5 Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Memilih Payroll Software untuk UKM

Hitekno.com - Keuangan adalah salah satu hal terpenting untuk setiap perusahaan atau bisnis termasuk UKM (Usaha Kecil Menengah). Berbicara mengenai keuangan bisnis maka tak akan terlepas dari pembicaraan tentang salah satu pengeluaran yang dilakukan setiap bulannya yaitu membayarkan upah karyawan.

Agar akurat dan efektif, pemilik UKM pun sebaiknya mempertimbangkan penggunaan payroll software bagi karyawan mereka. Untuk mendapatkan payroll software terbaik bagi sektor UKM, perhatikan cara dan tips berikut ini:

1. Evaluasi Kebutuhan Bisnis

Baca Juga: Mengenal Aplikasi Keuangan Perusahaan Serta Manfaat & Kegunaannya

Tidak ada bisnis yang sama persis, karenanya perusahaan harus terlebih dahulu mengevaluasi dan mengetahui dengan pasti apa saja kebutuhan bisnisnya. Payroll software yang cocok atau disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan memberikan dampak yang sangat besar.

Saat memilih aplikasi pengggajian, ada beberapa poin yang harus perusahaan pertimbangkan:

• Besarnya bisnis UKM yang akan terkait dengan pengelolaan waktu dan sumber daya
• Budget yang tersedia untuk penggunaan payroll software
• Tingkat kenyamanan dan kemudahan aplikasi yang sesuai dengan peraturan yang sah menurut undang-undang

2. Pertimbangkan Fitur Payroll software

Baca Juga: Performance Management Software: Manfaat, Jenis, hingga Rekomendasinya

Pengarsipan Pajak

Baik kecil ataupun besar, setiap bisnis perlu akurat dalam mendokumentasikan atau mengarsipkan informasi dan detail pajak setiap karyawannya.

Mengingat kebijakan pemerintah mengenai ketentuan pajak sering berubah, pastikan penyedia aplikasi yang Anda pilih bisa terus update sehingga membantu perusahaan menyelesaikan urusan perpajakan.

Baca Juga: Ingin Menggunakan Aplikasi Jurnal Akuntansi? Berikut Panduan Lengkapnya

Halaman atau Dashboard Karyawan

Dashboard karyawan memungkinkan karyawan untuk mengelola data mereka sendiri. Hal ini menyederhanakan proses dan memudahkan pekerjaan HRD karena mereka tidak harus bolak-balik berkomunikasi satu sama lain untuk pengisian informasi yang bersifat personal seperti data diri, nomor KTP, nomor rekening dan sebagainya.

Pengiriman Gaji Secara Langsung

Baca Juga: 7 Tips Membuat Manajemen Akuntansi & Keuangan Lebih Efisien dengan Program Akuntansi

Dalam perkembangan dunia bisnis saat ini, pengiriman gaji secara langsung atau otomatis akan sangat mempermudah proses dan meringankan pekerjaan banyak pihak. Bagian keuangan misalnya, tak perlu lagi pergi ke Bank untuk mengurus satu per satu gaji karyawan yang akan memakan tenaga dan waktu.

3. Integrasi HR dengan Divisi Lain

Ada banyak keuntungan penggunaan payroll software bagi tim HR. Di antaranya adalah menghemat waktu komunikasi antar divisi, menghemat tenaga dan bahkan pengeluaran lain seperti penggunaan kertas untuk proses penggajian.

Sektor bisnis UKM juga sebaiknya mempertimbangkan untuk memilih aplikasi yang bisa berintegrasi dengan sistem lain seperti software akuntansi. Hal ini akan mengeliminasi atau mengurangi kemungkinan terjadinya eror dan resiko miss communication antar divisi yang bekerja sama.

4. Evaluasi Budget vs Fungsi yang Didapatkan

Jangan karena perusahaan memiliki dana (budget) terbatas akhirnya memutuskan untuk memilih payroll software seadanya. Semakin murah aplikasi tersebut maka semakin banyak proses manual yang harus dilakukan.

Payroll software karyawan yang ditarifkan dengan harga agak mahal justru akan menghemat pengeluaran perusahan di masa depan. Akurasi yang lebih baik bisa menghemat pengeluaran upah atau pajak, serta mengatasi kesalahan dan dampak dari kesalahan yang dilakukan oleh SDM.

Perusahaan bisa menghemat upah SDM karena ada banyak pekerjaan yang bisa dilakukan oleh satu orang saja dengan mudah dan cepat, cukup mengandalkan fitur-fitur yang tersedia pada payroll software.

5. Konsultasi dengan Stakeholder

Sebelum memilih payroll software, pemilik bisnis atau manajer harus berkonsultasi terlebih dulu dengan orang-orang yang akan menggunakan aplikasi ini sehari-harinya. Sampaikan hasil penelitian dan daftar kelebihan/kekurangan dua atau tiga aplikasi yang akan dipilih.

Para stakeholder mungkin bisa membantu perusahaan untuk mempersempit pilihan dan bersemangat karena tahu bahwa mereka akan berpartisipasi dalam suatu hal baru.

Talenta by Mekari adalah payroll software berbasis web terbaik di Indonesia, yang bisa menjadi solusi untuk pengelolaan SDM perusahaan Anda. Selain fitur payroll, Anda tidak perlu mengeluarkan anggaran lagi jika ingin menggunakan fitur manajemen absensi.

Karena tidak hanya untuk penggajian saja,aplikasi Talenta by Mekari juga mencakup manajemen Absensi, cuti, izin, lembur hingga Manajemen Talent, kinerja dan KPI.

Daftar Payroll Software Terbaik yang Layak Anda Pertimbangkan

Penggunaan payroll software semakin hari semakin marak dalam memudahkan kinerja manajemen yang biasanya masih belum terlalu mulus, khususnya di dalam perusahaan kecil hingga menengah.

Dan ini menjadi peluang bisnis yang menguntungkan sehingga menghadirkan banyaknya software payroll yang tersebar dan bisa diakses dengan mudah di internet.

Berikut daftar payroll software terbaik yang bisa Anda pertimbangkan.

1. Talenta by Mekari

Talenta adalah aplikasi HR dan payroll yang menjaga bisnis tetap produktif. Talentan mendukung bisnis Anda tetap produktif dan menciptakan kenyamanan bagi karyawan dalam bekerja di tengah pandemi COVID-19 dengan penggunaan teknologi otomasi payroll software dan manajemen HR berbasis cloud.

Beberapa kelebihan Talenta adalah:

Fitur yang Bervariasi

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan di mana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR untuk melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

 

Kostumisasi yang Terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

Tim Support yang Baik

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana perusahaan menerapkan sistem kerja di rumah (Work from Home), menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

2. Xero

Xero adalah software akuntansi berbasis cloud yang berguna untuk menjalankan urusan keuangan perusahaan seperti masalah invoice, inventaris, koneksi dengan bank, manajemen pengeluaran, pembayaran tagihan, serta melacak aliran dana.

Berdiri sejak tahun 2006 di Selandia Baru, Xero terus berkembang hingga sudah dipakai di 180 negara. Target market Xero adalah usaha kecil hingga menengah.

Ada beberapa kelebihan dari Xero dibandingkan software lainnya, yaitu pembayaran yang memudahkan untuk dilakukan tiap bulannya, keamanan software yang dilengkapi oleh beberapa lapis otentikasi sehingga aman dari penipuan dan penggelapan, hingga adanya rincian dan ringkasan finansial yang membuat perusahaan bisa lebih mudah dalam meneliti pengeluaran mereka serta pencatatan aktivitas pengeluaran dan pemasukan yang lengkap untuk menghindari adanya kesalahan. Harga Xero untuk pasar Indonesia dimulai dari $20/bulan hingga $40/bulan.

3. Patriot Payroll

Patriot Payroll adalah software jenis payroll yang fitur-fiturnya bisa dipesan sesuai dengan kebutuhan perusahaan kecil hingga menengah.

Sama seperti software pembayaran kebanyakan, Patriot Payroll memberikan kemudahan dalam mengurus invoice, masalah akuntansi, dan menghitung gaji para karyawan. Selain itu, ada pula catatan transaksi sebelumnya, data keuangan, dan yang lainnya.

Perusahaan juga bisa mengatur pembayaran kepada para kontraktor dan vendor sehingga lebih memudahkan. Ada beberapa keuntungan ketika memakai Patriot Payroll.

Dari opsi fitur yang bisa dipilih sesuai dengan kemampuan ekonomi perusahaan untuk mendapatkan harga yang lebih murah, harga software yang jauh lebih murah, mudah digunakan bagi para pemula, hingga keamanan yang kuat karena lapisan firewall yang menjaga data-data perusahaan. Kemampuan keamanannya pun sudah dites untuk membuktikan kualitasnya.

4. OnPay

Onpay adalah sebuah payroll software yang memberikan kemudahan dalam pemakaian sehari-hari yang menguntungkan bagi para pengusaha kecil hingga menengah.

Dengan memakai basis cloud, urusan pembayaran, perpajakan, dan pengeluaran keuangan bisa diproses dan dicek dengan mudah. Ada pula kemudahan untuk memasukkan data tips, reimburse, dan tunjangan lembur.

Ada beberapa kelebihan yang ditawarkan OnPay yang berbeda dibandingkan para pesaingnya, seperti efisiensi manajemen yang membuat para staf lebih mudah dalam memakai OnPay, penggunaan tak terbatas dalam melakukan aktivitas pembayaran tanpa harus bayar biaya tambahan, pemotongan otomatis pajak, dan manajemen dokumen yang cepat dan gampang diatur.

5. Justworks

Justworks merupakan payroll software yang memberikan solusi kepada divisi HR dalam memudahkan proses pembayaran dan masalah-masalah yang berhubungan dengan para staf.

Dengan menggunakan Justworks, maka perusahaan kecil hingga besar bisa melakukan pembayaran otomatis untuk gaji, tunjangan, dan memotong cuti karyawan serta bisa membagi karyawan tergantung dari status mereka di dalam perusahaan.

Ada beberapa keuntungan ketika memilih Justworks sebagai software jenis payroll untuk perusahaan, seperti pembayaran otomatis bahkan untuk karyawan part-time, dashboard karyawan di dalam software yang memudahkan dalam mengecek semua yang berhubungan dengan kepegawaian, hingga mengatur masalah aturan perusahaan dari cuti serta izin sakit.

6. Zoho Books

Zoho Books adalah payroll software yang bertema pembukuan untuk memberikan solusi mudah dan cepat dalam mengurusi masalah keuangan. Target market yang biasa memakai jasa Zoho Books adalah perusahaan kecil hingga menengah.

Perusahaan bisa membayar invoice, mendapat pembayaran dari transfer online, mengatur pengeluaran, dan mengatur segala macam transaksi dengan menggunakan Zoho Book.

Ada beberapa keuntungan saat memakai Zoho Books, yaitu pembayaran yang lebih cepat, bisa mengatur dan mengecek aliran uang yang masuk serta keluar, bisa dipakai dengan menggunakan smartphone, serta merupakan bagian dari grup Zoho yang sudah mendunia.

Selain itu, sistem pembayaran yang terintegrasi dengan Paypal semakin membuat Zoho Books layak dipilih.

Dari lima nama di atas, payroll software terbaik di Indonesia dan yang berkualitas serta mudah digunakan, yaitu Talenta by Mekari.

Software Talenta by Mekari sudah dilengkapi dengan berbagai macam fitur bermanfaat, seperti dashboard yang menarik, manajemen urusan kepegawaian yang mudah, pemotongan pajak otomatis dan bisa dibuka serta digunakan di smartphone.

Karena merupakan buatan Indonesia, sistem Talenta by Mekari tentunya sudah disesuaikan dengan ketentuan yang ada di Indonesia sehingga membantu perusahaan Anda untuk mematuhi peraturan yang berlaku.