4 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Gajian Online untuk Memudahkan Pekerjaan HRD

Hitekno.com - Setiap tanggal penggajian karyawan, pekerjaan administratif HR tidak hanya menghitung gaji yang melibatkan banyak komponen, tetapi juga menyusun dan mengedarkan slip gaji karyawan. Slip gaji atau payslip merupakan hak karyawan yang wajib diberikan oleh pemberi kerja, baik diminta atau tidak.

Peraturan Pemerintah (PP) No 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, Pasal 53 ayat (2), menyebutkan bahwa pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan. Ini artinya HR wajib mendistribusikan slip gaji karyawan pada tanggal penggajian yang disepakati tiap bulan.

Tujuan Pemberian Slip Gaji

Baca Juga: Mengenal Aplikasi Keuangan Perusahaan Serta Manfaat & Kegunaannya

Sebagai bukti bahwa gaji karyawan telah dibayar oleh perusahaan sebesar jumlah yang tercantum dalam slip gaji. Mendukung transparansi penggajian, agar setiap karyawan mengetahui informasi secara detail tentang perhitungan gaji yang mereka diterima.

Sebagai dokumen sah penghasilan karyawan, di mana slip gaji dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti pengajuan kredit perumahan dan kendaraan.

Secara konvensional, slip gaji karyawan dibuat dengan program spreadsheets, seperti Microsoft Excel, kemudian dicetak di atas kertas dan diedarkan ke masing-masing karyawan dalam amplop tertutup untuk menjaga kerahasiaan informasi.

Baca Juga: Performance Management Software: Manfaat, Jenis, hingga Rekomendasinya

Contoh Slip Gaji Manual

Dalam praktik modern, cara-cara di atas telah ditinggalkan karena dianggap tidak efisien. Bagi perusahaan dengan banyak karyawan atau yang memiliki sejumlah kantor cabang, penggunaan slip gaji manual bukan hanya menyebabkan pemborosan waktu kerja HR, tetapi juga pemborosan anggaran untuk biaya cetak dan pengiriman slip gaji ke setiap karyawan.

Teknologi internet dan cloud menawarkan solusi yang lebih baik dalam hal ini. HR dapat mengelola data perhitungan gaji karyawan dalam format digital berupa slip gaji online atau e-payslip. Pada saat penggajian, karyawan menerima dokumen slip gaji di kotak surat elektronik (e-mail) mereka atau melalui portal karyawan.

Baca Juga: Ingin Menggunakan Aplikasi Jurnal Akuntansi? Berikut Panduan Lengkapnya

Slip gaji digital dibuat menggunakan payroll software secara otomatis. Dengan aplikasi gajian online ini, hasil perhitungan seluruh komponen gaji karyawan akan menghasilkan e-payslip yang langsung dapat diakses oleh karyawan bersangkutan dengan akun mereka masing-masing.

Format slip gaji manual dan digital secara umum tidak berbeda jauh. Keduanya memuat beberapa informasi pokok, seperti:

• Identitas pemberi kerja: nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan.
• Identitas karyawan: nama, nomor induk, golongan jabatan, dan NPWP.
• Rincian perhitungan gaji, yang mencantumkan semua komponen penambah penghasilan dan pengurang penghasilan.
• Tanggal/periode penggajian

Komponen penambah penghasilan dapat terdiri atas gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, tunjangan BPJS Kesehatan, tunjangan BPJS Ketenagakerjaan, lembur, bonus, insentif, tunjangan hari raya keagamaan, dan penghasilan lainnya. Sedangkan komponen pengurang penghasilan terdiri atas iuran BPJS, pajak penghasilan PPh 21, pinjaman karyawan, denda, dan potongan lain-lain.

Baca Juga: 7 Tips Membuat Manajemen Akuntansi & Keuangan Lebih Efisien dengan Program Akuntansi

Perbedaan slip gaji kertas dan e-payslip terletak pada proses penyusunan, distribusi, dan keamanan data. Dibandingkan sistem manual dengan spreadsheets, penggunaan aplikasi gajian online lebih menguntungkan perusahaan maupun karyawan.

Keuntungan Slip Gaji Online

Mengefisienkan proses kerja HR

Aplikasi gajian online tidak membutuhkan peran admin penggajian untuk memasukkan rumus-rumus perhitungan manual, karena software tersebut telah dilengkapi dengan sistem hitung otomatis dan akurat. Dengan proses yang jauh lebih cepat, HR dapat menyingkat pekerjaan administratif dan mengalihkan waktu produktif mereka untuk pekerjaan utama, seperti pengembangan SDM.

Menghemat biaya perusahaan

Aplikasi gajian online tidak membutuhkan kertas (paperless) sehingga tidak hanya lebih ramah lingkungan tetapi juga menghemat biaya perusahaan. Dalam sebuah studi yang dilakukan The Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP) yang berbasis di Inggris, lebih dari 83% responden yang menggunakan e-payslip mengaku mengalami penghematan biaya, yang berkisar 1,200-6,000 pound (GBP) atau setara dengan Rp24-121 juta.

Lebih menjamin kerahasiaan karyawan

Tanpa kertas, data slip gaji tidak berisiko tercecer atau jatuh ke tangan orang lain. Data yang tersimpan di server cloud lebih aman, karena hanya dapat diakses oleh karyawan bersangkutan dengan username dan password. Karyawan seperti memiliki database gaji pribadi dengan akses 24/7, sehingga mereka dapat mengunduh dokumen tersebut kapan saja dan di mana saja jika membutuhkannya.

Memberikan informasi lebih cepat

Slip gaji dalam bentuk fisik membutuhkan waktu distribusi, sehingga tak jarang tiba di tangan karyawan beberapa hari setelah tanggal penggajian. Penggunaan slip gaji online mengatasi kendala jarak, dan langsung dapat diakses tepat pada saat pembayaran gaji, sehingga memudahkan karyawan mencocokkan jumlah gaji bersih yang diterima dengan perhitungan di slip gaji.

Cara Untuk Mendapatkan Aplikasi Gajian Karyawan Terbaik

Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya bahwa proses tahapan dari jurnal pembayaran gaji karyawan ini akan lebih mudah jika perusahaan melakukannya dengan menggunakan aplikasi berbasis online karena tahapan jurnal pembayaran gaji terhadap karyawan ini akan secara otomatis diproses dan pembayaran gaji setiap karyawan akan di transfer secara otomatis ke rekening. Tentu saja jurnal pembayaran gaji terhadap karyawan dengan menggunakan aplikasi akan jauh lebih efisien terkait dengan waktu.

Selain itu, dengan melakukan tahapan jurnal pembayaran gaji terhadap karyawan berbasis online ini juga bisa meminimalisir adanya kesalahan terhadap jurnal pembayaran gaji terhadap karyawan jika dibandingkan ketika perusahaan menggunakan sistem jurnal pembayaran gaji terhadap karyawan dengan menggunakan rumus excel.

Tentunya, sebuah perusahaan pasti ingin untuk memiliki aplikasi jurnal pembayaran gaji terhadap karyawan berbasis online yang terbaik dan aman untuk digunakan oleh perusahaan mereka. Hingga saat ini, ada banyak sekali aplikasi jurnal pembayaran gaji karyawan berbasis online yang sudah tersedia dan dikembangkan oleh berbagai vendor untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola pembayaran gaji karyawan. Selain itu berbagai aplikasi gajian ini juga memberikan perusahaan berbagai penawaran menarik. Akan tetapi, perusahaan tentu harus bisa lebih selektif dalam memilih kira kira aplikasi gajian seperti apa yang harus digunakan.

Pastinya perusahaan harus memilih aplikasi gajian yang tepat serta sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Karena saat ini sudah berkembang banyak sekali aplikasi aplikasi gajian berbasis online yang bisa Anda temukan, berikut ini cara yang bisa Anda lakukan untuk mendapat aplikasi gajian terbaik. Antara lain:

1. Apakah Sistem Aplikasi Yang Digunakan Berbasis Online

Seperti yang Anda tahu bahwa sistem aplikasi berbasis online ini akan lebih mudah digunakan jika dibandingkan perusahaan menggunakan sistem manual karena dengan bantuan aplikasi gajian karyawan berbasis online ini Anda bisa mengakses informasi data kapan saja dan di mana saja selama perangkat Anda memiliki koneksi internet.

Hal ini sangat berbeda ketika HRD perusahaan menggunakan sistem pembagian gaji karyawan secara manual di mana HRD perusahaan harus ke kantor ketika sewaktu waktu ingin mengakses data maupun informasi gaji karyawan. Tentunya, hal ini sangat tidak efisien dan membuang banyak waktu.

2. Mengikuti Perubahan Regulasi Tenaga Kerja

Dengan adanya perubahan regulasi tenaga kerja ini akan sangat mempengaruhi komponen dari perhitungan serta pembayaran gaji karyawan. Oleh karena itu, sistem dari aplikasi gajian ini sebaiknya harus bisa beradaptasi dan dilakukan perbaruan agar bisa sesuai dengan adanya regulasi tenaga kerja perusahaan yang baru.

3. Terintegrasi

Aplikasi gajian ini tentu harus memiliki sistem yang saling terintegrasi hal ini agar aplikasi dapat melakukan perhitungan terhadap seluruh komponen gaji karyawan perusahaan secara otomatis dan akurat. Misalnya, salah satu yang menjadi komponen gaji perusahaan adalah melihat daftar hadir karyawan.

Nantinya, aplikasi gajian ini akan mengintegrasikan data mengenai daftar hadir karyawan ke dalam sistem sehingga HRD sudah tidak perlu lagi repot repot untuk menginput data tersebut secara manual. Selain itu, sistem aplikasi gajian secara otomatis ini juga akan membuar total jumlah gaji bersih milik karyawan menjadi lebih valid dan akurat.

4. Mengikuti UU Ketenagakerjaan Serta Regulasi Pajak

Undang - undang ketenagakerjaan dan regulasi pajak ini telah menjadi landasan penting bagi perusahaan dalam melakukan pembayaran gaji karyawannya. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan memilih aplikasi gajian yang sesuai dengan Undang Undang Ketenagakerjaan dan Regulasi Panjak supaya legalitas dari aplikasi tersebut sudah tidak perlu diragukan lagi kevalidannya.

5. Sistem Yang Aman dan Rahasia

Komponen gaji ini tentu tidak boleh sampai jatuh ke tangan yang tidak bertanggung jawab dan ketika komponen gaji di disimpan pada perangkat keras di kantor kemungkinan akan terkenan akses dan dimanipulasi oleh oknum yang tidak bertanggung jawab pun akan jauh lebih tinggi. Kejadian seperti ini bisa Anda hindari jika menggunakan sistem pembagian gaji berbasis online di mana keamanan komponen gaji akan jauh lebih terjamin karena telah disimpan dalam cloud server.

Buat Slip Gaji Karyawan di Aplikasi Talenta by Mekari

Talenta by Mekari adalah aplikasi gajian yang memiliki fitur hitung gaji otomatis dan slip gaji online yang sangat efisien dan hemat biaya. Bukan hanya cepat dan bebas human error dalam kalkulasi slip gaji, Talenta by Mekari juga membantu perusahaan menghemat biaya kelola administrasi karyawan Rp20 juta setahun.

HRIS cloud ini memiliki fitur portal karyawan, di mana masing-masing karyawan dapat melihat slip gaji online mereka secara aman dengan akses 24/7. Karyawan juga dapat mengunduh dan memanfaatkan mobile app Talenta by Mekari di smartphone Android atau iOS mereka untuk mengecek e-payslip dari genggaman tangan.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.