Apa Saja Kelebihan Memakai Payroll Software Indonesia?

Hitekno.com - Bagi perusahaan masa kini mungkin sudah familiar dengan yang namanya payroll software Indonesia. Hal ini mengingat sistem payroll termasuk salah satu komponen terpenting dalam operasional perusahaan. Payroll merupakan sistem administrasi untuk memudahkan perhitungan upah pegawai atau karyawan.

Perhitungan gaji yang termasuk ke dalam payroll ini berupa tunjangan, gaji pokok, uang lembur, maupun yang lainnya. Untuk mempermudah proses perhitungan payroll, biasanya perusahaan menggunakan payroll software Indonesia.

Sekilas Mengenai Payroll Software Indonesia

Baca Juga: Software Attendance Management Bahasa Indonesia Sebagai Solusi Absensi Online

Payroll software Indonesia adalah sebuah program aplikasi berbasis komputer yang bisa dipakai untuk membantu perusahaan melakukan organisir terhadap pelaksanaan dan tata Kelola manajemen SDM, terutama untuk mengatur sistem penggajian karyawan.

Melalui software ini, sebuah perusahaan bisa menghitung gaji karyawan dengan mudah sesuai perhitungan data kehadiran atau jam kerja karyawan yang telah diintegrasikan pada sistem. Selanjutnya, sistem tersebut secara otomatis akan menarik dana deposito dari perusahaan ke masing-masing rekening karyawan.

Payroll software Indonesia juga biasanya dapat menghitung potongan tertentu seperti pajak, sebelum gaji total, kemudian dikirim langsung ke rekening pegawai atau karyawan. Saat ini, aplikasi payroll telah dilengkapi dengan manfaat yang lebih banyak.

Baca Juga: 5 Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Memilih Payroll Software untuk UKM

Wajar jika hampir seluruh pemilik usaha atau HRD memakai payroll software Indonesia guna menunjang kinerjanya sekaligus untuk mengelola Sumber Daya Manusia di dalam perusahaan.

Apa Saja Kelebihan Memakai Payroll Software Indonesia?

Jika anda memakai payroll software Indonesia, maka sebagai manajer HRD atau pemilik usaha menjadi semakin mudah. Seperti proses otomatisasi untuk pelaporan HR, perhitungan pajak, pembagian gaji untuk karyawan hingga BPJS semuanya bisa dilakukan dengan cepat dan mudah. Ini keunggulan aplikasi payroll lainnya :

Baca Juga: Performance Management Software: Manfaat, Jenis, hingga Rekomendasinya

1. Proses Perekapan Data Kehadiran Pegawai Lebih Cepat

Dengan adanya software perhitungan gaji karyawan ini, maka dapat membuat tugas pelaporan dan rekapan kehadiran pekerja menjadi lebih cepat dan mudah. Hal ini berbeda jika proses merekap seluruh data absensi karyawan dilakukan dengan cara manual, pastinya memerlukan waktu yang cukup lama.

Terlebih apabila ada kesalahan perekapan dalam prosesnya, sehingga memaksa anda harus mengulang proses perekapan data dari awal lagi. Tentu saja menjadi sangat merepotkan!

Baca Juga: Manfaat Software Payroll Untuk Perkembangan Perusahaan

Ketika mesin absensi yang ada di perusahaan telah diintegrasikan ke dalam payroll software Indonesia, maka seluruh data kehadiran pegawai bisa secara otomatis terekam, mencakup data karyawan izin atau terlambat kerja.

2. Memudahkan Akses Data Pegawai

payroll software Indonesia memiliki keuntungan yang tidak hanya dapat dirasakan para pemilik usaha atau HRD saja, tetapi juga bagi para karyawan. Melalui software ini, karyawan data mengakses data-data yang diperlukan secara online. Contohnya data mengenai slip gaji, jatah cuti/ijin, dan lainnya.

Sehingga karyawan kini tidak perlu lagi repot-repot untuk menemui tim HRD untuk mengambil slip upah atau hanya ingin menanyakan tentang jatah cutinya. Terlebih lagi, tidak semua manajer HRD mudah untuk ditemui, selain itu terkadang masih memerlukan waktu untuk memproses data tersebut.

Oleh sebab itu, melalui adanya aplikasi payroll ini,tentu saja sangat mempermudah tim HRD atau karyawan.

3. Proses Perhitungan Gaji Otomatis

Salah satu keuntungan utama dari payroll software Indonesia, yakni dapat mempermudah pengaturan penggajian pegawai/karyawan. Melalui software ini, maka pembagian gaji karyawan di perusahaan atau di kantor bisa dilakukan otomatis. Hal ini termasuk ketika perusahaan memberlakukan adanya pemotongan gaji. Dengan demikian, sistem pada software dapat dilakukan kustomisasi sesuai dengan ketentuan untuk pemotongan gaji.

Di samping menghitung gaji otomatis, ada beberapa software yang bisa menghitung BPJS dan pajak otomatis.

Sesudah penentuan jumlah upah kotor, maka sistem akan menghitung potongan secara otomatis, berupa potongan asuransi, BPJS Ketenagakerjaan.kesehatan dan pajak. Seluruh potongan tersebut dimasukkan ke jumlah penghasilan kotor karyawan sebelum dikirim langsung ke dalam rekening karyawan.

Menariknya lagi, sekarang ada payroll software Indonesia dengan menambahkan sistem reimbursement, biaya pengobatan tanpa memakai BPJS, dan pengeluaran lainnya.

4. Membuat Data Karyawan Lebih Terorganisir dan Rapi

Keuntungan memakai payroll software Indonesia lainnya yaitu berhubungan dengan tingkat efektivitas penyimpanan berkas atau data-data HRD. Apabila anda selama ini masih menyimpan seluruh berkas karyawan dan data HRD secara manual, maka rawan sekali mengalami kerusakan dan kehilangan.

Oleh sebab itu, kehadiran dari software ini tentu sangat mempermudah anda untuk menyimpan berkas dan data-data karyawan secara digital melalui cloud server. Seperti daftar gaji, daftar karyawan dan semua berkas berupa sertifikat, KTP karyawan dan ijazah dalam bentuk soft file.

Melalui penyimpanan di dalam cloud, maka seluruh data karyawan menjadi terorganisir dengan aman dan rapi.

Selain itu, anda tidak perlu waktu yang lama hanya untuk melakukan pencarian data sesuai kebutuhan. Hal ini dikarenakan, anda dapat memanfaatkan fitur pencarian yang sudah tersedia dalam software. Hanya saja, akan berbeda jika berkas-berkas atau file masih disimpan di lemari atau map.

5. Menerima Notifikasi Terkait Pengelolaan SDM

Payroll software Indonesia kini ada pula yang telah dilengkapi fitur untuk melakukan monitoring data pegawai. Tidak hanya memonitor dengan cara manual, tetapi anda juga dapat memperoleh notifikasi atau reminder otomatis terkait dengan sistem pengelolaan SDM di perusahaan atau kantor.

6. Memudahkan Permintaan Ganti Shift atau Izin Kerja Online

Software ini tidak hanya dapat dipakai untuk mengakses informasi atau data karyawan online, sebab ada beberapa payroll yang telah dilengkapi oleh fitur ganti shift tau request cuti maupun izin dengan cara online. Oleh sebab itu, karyawan kini tidak perlu lagi harus bersusah payah untuk mengajukan izin dengan menemui manajer HRD langsung atau lewat formulir cetak.

Metode pengajuan izin tersebut, sudah pasti banyak disukai karyawan, khususnya bagi karyawan muda. Mengingat kaum milenial saat ini sudah sangat akrab dengan penggunaan teknologi, dan lebih menyukai segala hal yang bersifat otomatis.

Faktor yang Mempengaruhi Gaji Karyawan Dalam Payroll Software Indonesia

Di dunia kerja, tentu saja anda sudah sering mendengar istilah gaji kotor dan gaji bersih. Gaji kotor yaitu upah yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan dengan tanpa pengurangan atau penambahan nominal. Gaji kotor biasanya akan berubah sampai menghasilkan gaji bersih.

Selain itu, jumlah akhir gaji yang diterima oleh karyawan tidak sama seperti gaji kotor. Karena ada beberapa hal berikut yang mempengaruhi terjadinya perubahan. Ini dia faktornya :

1. Kehadiran Karyawan

Saat karyawan telah terikat kontrak kerja, tentu saja ia harus memenuhi seluruh ketentuan dan persyaratan yang berlaku. Faktor utama yang mempengaruhi gaji karyawan yaitu kehadiran.Faktor ini mempunyai pengaruh pada jumlah penghasilan yang akan diterima karyawan selama 1 bulan.

Apabila anda mangkir atau absen tanpa memberitahukan alasan serta buktinya, maka manajer HRD akan langsung memotong penghasilan anda. Bahkan tanpa dilakukan secara manual, payroll software Indonesia akan langsung memotong gaji secara otomatis.

2. Uang Lembur

Uang lembur termasuk salah satu faktor dalam perhitungan gaji di payroll software Indonesia. Karena setiap karyawan mempunyai jatah lembur yang berbeda. Bagi karyawan yang rajin bisa memenuhi jatah overtime atau lembur, maka sistem payroll langsung menambahkan gaji untuk periode tertentu.

Dengan kata lain, semakin banyak jatah lembur yang diambil karyawan, maka gaji yang terakumulasi akan semakin banyak. Jumlah tambahan gaji setiap lemburnya biasanya tergantung dari kebijakan perusahaan itu sendiri.

3. Potongan Denda atau Utang

Denda atau utang biasanya akan mengurangi penghasilan karyawan secara langsung. Contohnya, jika ada kesalahan yang dilakukan yang membuat perusahaan merugi. Maka anda tidak hanya akan menerima teguran, melainkan ada pemotongan gaji. Keadaan seperti ini,biasanya akan masuk ke sistem payroll terlebih dahulu, dengan begitu sistem akan langsung menjumlahkan penghasilan melalui pengurangan tersebut.

4. Bonus Berdasarkan Target

Faktor lainnya yang mempengaruhi perhitungan gaji pada payroll software Indonesia adalah bonus. Perusahaan biasanya akan memberikan project atau tugas berdasarkan target tertentu. Apabila anda bisa menyelesaikan target tersebut, maka anda akan menerima bonus yang akan tercatat pada sistem payroll. Karyawan akan mendapatkan bonus bersamaan dengan upah bulanan yang mereka terima.

Proses Payroll Karyawan menggunakan Payroll Software Indonesia

Proses perhitungan payroll atau gaji karyawan biasanya dilakukan melalui beberapa tahapan proses berikut :

1. Perekapan Kehadiran Karyawan

Sebelum perhitungan gaji, langkah awal yang harus dilakukan yaitu merekap data untuk daftar kehadiran pegawai pada bulan itu, Melalui perekapan daftar absensi ini, maka HRD bisa mengetahui kehadiran karyawan dengan baik.

Adapun yang direkap disini adalah jumlah kehadiran pada bulan tersebut, cuti, izin hingga telat. Selain itu, juga dilakukan perekapan kecepatan bekerja karyawan. Berdasarkan absensi karyawan tersebut, waktu kepulangan dan kehadiran akan terekam secara otomatis sehingga bisa diketahui kinerja karyawan yang bersangkutan.

2. Menghitung Gaji, Potongan dan Insentif/Bonus

Setelah merekap kehadiran karyawan, proses selanjutnya yaitu perhitungan gaji beserta komponen yang ada di dalamnya. Total gaji adalah gaji pokok, yang dikurangi oleh potongan-potongan dan ditambahkan oleh insentif atau bonus jika ada. Meskipun terkesan sederhana, tapi proses perhitungan upah karyawan sebenarnya harus benar-benar teliti.

Khususnya bagi karyawan yang melakukan penambahan tugas atau lembur, sehingga tambahan upah harus benar-benar diperhatikan. Selain itu, untuk perhitungan upah yang masih memakai Ms.Excell misalnya, harus teliti supaya hasil perhitungannya akurat dan tidak terjadi kesalahan.

3. Pembayaran Upah

Setelah melakukan perhitungan gaji karyawan, tugas berikutnya ialah membayar gaji pegawai/karyawan. Adapun pembayaran gaji tersebut harus dicek, mulai pencarian hingga penerimaan upah yang diterima oleh tiap-tiap karyawan.

4. Slip Gaji

Sebenarnya slip gaji merupakan hal yang harus diperhatikan dan biasanya diberikan bersamaan pembagian upah karyawan. Mungkin banyak yang menganggap sepele. Tapi slip gaji justru memiliki fungsi penting bagi karyawan. Contohnya saja untuk keperluan administrasi saat karyawan melakukan pengajuan kredit atau meminjam uang.

Saat ini, proses pembagian slip gaji dapat langsung didistribusikan secara online atau bahkan lebih praktis lagi memakai payroll software Indonesia. Dengan demikian dapat mempermudah kerja manajer HRD sebab tidak perlu lagi mencetak slip seperti biasanya.

Untuk mendapatkan kemudahan dalam perhitungan gaji dan mencegah terjadinya human error, maka sudah seharusnya anda menggunakan payroll software Indonesia. Dengan sistem payroll menggunakan software dapat mempermudah proses payroll secara otomatis dan digital.

Kami akan memperkenalkan software terbaik yang dapat diandalkan oleh perusahaan, yakni software Mekari Talenta. Fitur payroll software Indonesia menawarkan software perhitungan gaji secara akurat yang sudah terintegrasi dengan absensi karyawan, sehingga HRD tidak perlu repot-repot menginput data secara manual dan melakukan perhitungan gaji manual.